E-Rechnungspflicht
im GaLaBau

Die E-Rechnungspflicht startet im Januar 2025 und hat vor allem in den Bereichen Business-to-Government (B2G) und Business-to-Business (B2B) für deutsche Unternehmen große Auswirkungen. Die Pflicht ergibt sich aus dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 vom Gesetzgeber verabschiedet worden ist die unter anderem den Bürokratieabbau und die Digitalisierung voranbringen soll. 
 
Welche Anforderungen GaLaBau-Betriebe hinsichtlich der E-Rechnungspflichts erfüllen müssen, haben wir für Sie zusammengefasst. 

e-rechnung
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Betrifft die E-Rechnungspflicht Ihr Unternehmen?

Ab dem 1. Januar 2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und alle Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind, sind dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen erstellen, versenden, empfangen und verarbeiten zu können. Für die Erstellung und den Versand gibt es allerdings Übergangsfristen, während die Pflicht zum Empfangen und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen direkt zum 1. Januar 2025 greift. 

Rechnungen, die im Business-to-Business an inländische Unternehmen versandt werden sollen, dürfen zumindest in der ersten Phase des Übergangs weiterhin als Papierrechnungen oder digital, beispielsweise als herkömmliches PDF-Dokument an Rechnungsempfänger gesendet werden. In der zweiten Phase gilt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro. Ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen, so dass der Rechnungsaustausch zwischen deutschen Unternehmen ausschließlich über elektronische Rechnungen, die der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, erfolgt. 

Falls Sie Rechnungssteller im Bereich Business-to-Government sind, müssen Sie schon heute Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0) einreichen. 

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Welche Formate sind bei E-Rechnungen erlaubt?

Um als E-Rechnung zu gelten, muss eine digitale Rechnung die CEN-Norm EN 16931 erfüllen und einen strukturierten Datensatz enthalten und maschinell ausgelesen werden können. Dieser Forderung kommen aktuell die Formate XRechnung sowie ZUGFeRD (ab der Version 2.0.1) nach. 

  • XRechnungen werden ausschließlich im XML-Format versendet und können nur über eine Software oder Online-Services ausgelesen und verarbeitet werden. 
  • ZUGFeRD ist ein hybrides Format mit einem visuellen Teil, den menschliche Anwender als PDF-Datei lesen können, und einen strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz. 

Herkömmliche PDF-, Word-, Excel- oder Bild-Dateien enthalten keinen strukturierten Datensatz nach EU Norm und gelten daher nicht als E-Rechnung. Diese „sonstigen Rechnungen“ sind ab 2028 im deutschen B2B-Geschäft nicht mehr zulässig! 

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Vorteile von
E-Rechnungen
für Handwerksbetriebe

Optimierter Rechnungsaustausch im B2B- und B2G-Bereich

Schnellere Begleichung von Rechnungsbeträgen

Fehlerminimierung beim Verarbeiten von Eingangsrechnungen

Reduzierte Zettelwirtschaft

Wie lassen sich E-Rechnungen archivieren?

E-Rechnungen müssen digital in dem Format gespeichert werden und können nicht durch einen Papierausdruck ersetzt werden. Am einfachsten geht das über ein Archivierungstool innerhalb der eingesetzten (Branchen-)Software, welches die GoBD (also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) berücksichtigt.

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Wie kann die KS21 Sie bei der E-Rechnungspflicht optimal unterstützen?

Mit GaLaOffice 360° und den passenden Erweiterungen sind KS21-Anwender auf die Zukunft gut vorbereitet. Ob ZUGFeRD-Rechnungen, XRechnungen oder GoBD-konforme Archivierung KS21 hat die richtigen Lösungen! 

Hinweis: Die Informationen in diesem Beitrag wurden sorgfältig recherchiert und zum Zeitpunkt der Entstehung des Textes als korrekt erachtet. Für den Inhalt übernehmen wir jedoch weder Haftung noch Garantie. Bitte informieren Sie sich auch bei anderen Stellen über das beschriebene Thema und treffen Sie die Entscheidungen nicht allein auf Basis dieses Beitrages. Eventuell im Text vorhandene Wertungen sind als persönliche Meinungsäußerungen zu verstehen. Beachte weiterhin: Die Craftview Software GmbH darf und kann keine Rechts- und Steuerberatung leisten.

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