Weitere Datenschutzhinweise

Allgemeines
Der Schutz personenbezogener Daten hat für die KS21 Software & Beratung GmbH einen besonderen Stellenwert. Daher verarbeitet die KS21 Software & Beratung GmbH personenbezogene Daten nur im Einklang mit den geltenden rechtlichen Bestimmungen und stellt technisch und organisatorisch die Einhaltung der Datenschutzvorschriften sicher.

Die folgenden Informationen erläutern den Umgang mit personenbezogenen Daten und die Rechte der betroffenen Personen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Informationen gemäß Art. 13 (Datenerhebung direkt bei der betroffenen Person) und Art. 14 (Datenerhebung bei Dritten) DS-GVO

Im Zusammenhang mit der Anbahnung und Durchführung von Verträgen, der Bereitstellung und Nutzung der KS21-Anwendungen einschließlich „inWorker“, GaLaOffice 360°, GaLaMobil, KS21Mobil und der KS21 Zeiterfassung, dem Support, der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern sowie im Rahmen eigener Beschäftigungsverhältnisse verarbeitet die KS21 Software & Beratung GmbH personenbezogene Daten. Hierzu gelten die nachstehenden Datenschutzhinweise.

Abgrenzung der Verantwortlichkeit: Diese Hinweise betreffen nur Verarbeitungen, für die die KS21 Software & Beratung GmbH selbst die Zwecke und wesentlichen Mittel festlegt. Soweit Kunden mit den KS21-Anwendungen insbesondere Kunden-, Projekt-, Beschäftigten-, Arbeitszeit-, Tagesbericht-, Medien-, Unterschrifts- oder Standortdaten für eigene betriebliche Zwecke verarbeiten, ist regelmäßig der jeweilige Kunde bzw. Arbeitgeber Verantwortlicher und die KS21 Software & Beratung GmbH Auftragsverarbeiter. Werden die Daten ausschließlich im eigenen EDV-System des Kunden verarbeitet und erhält KS21 keinen Zugriff, verarbeitet KS21 diese Daten weder als Verantwortlicher noch als Auftragsverarbeiter. In diesem Fall obliegt die Information nach Art. 13 und 14 DS-GVO dem jeweiligen Kunden. Eigene Verarbeitungszwecke der KS21 Software & Beratung GmbH, insbesondere Vertrags- und Lizenzverwaltung, Abrechnung, Support, Benutzerverwaltung, IT-Sicherheit und – soweit tatsächlich eingesetzt – eigene Nutzungs- oder Diagnosedaten, werden in diesen Hinweisen beschrieben.

1. Angaben zur verantwortlichen Stelle:
   Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

KS21 Software & Beratung GmbH
Otto-von-Guericke-Str. 8
53757 Sankt Augustin
Deutschland

Telefon: 02241 / 94388-0
E-Mail: info@ks21.de
Internet: www.ks21.de
Geschäftsführer: Dr. André Rasquin, Christian Mieth

2. Angaben zum Datenschutzbeauftragten:
   Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Externer Datenschutzbeauftragter Benjamin Spallek
Creditreform Compliance Services GmbH
Hammfelddamm 13
41460 Neuss
Telefon: 02131 / 1091072
E-Mail: datenschutz@ks21.de

3. Angaben zur Aufsichtsbehörde

Zuständige Aufsichtsbehörde für die KS21 Software & Beratung GmbH ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 / 38424-0
Telefax: 0211 / 38424-999
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Vertragsdurchführung und vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO
  Wir verarbeiten Kunden- und Personenstammdaten, Kontakt- und Kommunikationsdaten, Angebots-, Auftrags- und Vertragsdaten sowie Lizenz-, Konto-, Rechnungs- und Zahlungsdaten, soweit dies zur Anbahnung, Durchführung oder Beendigung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich ist. Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO gilt dabei nur, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist oder auf ihre Anfrage vorvertragliche Maßnahmen erfolgen. Daten von Ansprechpartnern eines Unternehmens verarbeiten wir zur Geschäftskommunikation regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO.
• Wahrung berechtigter Interessen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO
  Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und eines zuverlässigen IT-Betriebs, zur Bereitstellung und Verwaltung von Benutzerkonten und Lizenzen, zur Bearbeitung von Supportanfragen, zur Kommunikation mit Ansprechpartnern bei Kunden und Geschäftspartnern, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie – unter Beachtung der weiteren gesetzlichen Voraussetzungen – zur Direktwerbung für eigene Leistungen. Dabei können insbesondere Kontakt-, Kommunikations-, Vertrags-, Benutzer-, Geräte-, Nutzungs-, Diagnose- und Protokolldaten betroffen sein. Unsere berechtigten Interessen liegen in einem sicheren und funktionsfähigen Dienst, einer effizienten Vertrags- und Kundenbetreuung, der Wahrung unserer Rechte und der Bewerbung eigener Leistungen. Vor der Verarbeitung prüfen und dokumentieren wir die Erforderlichkeit sowie die Interessenabwägung. Eine Nutzung von Kunden-, Projekt-, Arbeitszeit-, Medien-, Unterschrifts- oder Standortdaten für eigene Zwecke von KS21 bedarf einer gesonderten Zweckbestimmung, Erforderlichkeitsprüfung und Rechtsgrundlage.
• Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO
  Soweit wir für einen bestimmten Zweck eine Einwilligung einholen, verarbeiten wir die hiervon erfassten Daten ausschließlich im beschriebenen Umfang. Dies kann insbesondere den Bezug eines Newsletters oder ausdrücklich angebotene optionale Funktionen betreffen. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Eine Einwilligung wird nicht als Rechtsgrundlage verwendet, wenn die Verarbeitung für einen Vertrag oder eine gesetzliche Pflicht erforderlich ist.
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO
  Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten sowie gesetzliche Pflichten aus dem Arbeits-, Sozialversicherungs- und Abgabenrecht. Betroffen sind insbesondere Vertrags-, Rechnungs-, Zahlungs-, Buchungs- und Beschäftigtendaten.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten
  Soweit wir im Rahmen eigener Beschäftigungsverhältnisse insbesondere Gesundheitsdaten verarbeiten, erfolgt dies zur Ausübung arbeits- oder sozialrechtlicher Rechte und zur Erfüllung entsprechender Pflichten auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DS-GVO, gegebenenfalls in Verbindung mit § 26 Abs. 3 und § 22 Abs. 2 BDSG sowie den jeweils einschlägigen arbeits- und sozialrechtlichen Vorschriften. Andere besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir nur, wenn eine konkret benannte Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DS-GVO vorliegt. Besondere Kategorien, die Kunden in den KS21-Anwendungen für eigene Zwecke verarbeiten, verarbeitet KS21 grundsätzlich nur nach dokumentierter Weisung im Rahmen der Auftragsverarbeitung.

5. Verarbeitete Datenkategorien und Angaben bei Dritterhebung

Je nach betroffenem Personenkreis, Vertragsbeziehung und eingesetzter KS21-Funktion verarbeiten wir die nachfolgend aufgeführten Kategorien personenbezogener Daten. Soweit wir Daten nicht von der betroffenen Person selbst, sondern von Dritten erhalten, gelten ergänzend die Angaben unter Ziffer 6. Daten, die eine Person selbst eingibt oder die bei der Nutzung einer App oder eines Endgeräts technisch beobachtet bzw. erfasst werden, werden unmittelbar bei der betroffenen Person im Sinne des Art. 13 DS-GVO erhoben. Die nachfolgende Aufzählung beschreibt den möglichen Funktionsumfang; tatsächlich werden nur die für den jeweiligen Zweck und die aktivierten Funktionen erforderlichen Daten verarbeitet.

• Kunden- und Personenstammdaten
• Kontakt- und Kommunikationsdaten
• Angebots-, Auftrags-, Vertrags-, Lizenz- und Kontodaten
• Projekt-, Baustellen- und Leistungsverzeichnisdaten
• Rechnungs-, Zahlungs-, Buchungs- und Belegdaten
• CRM- und Kundenhistoriedaten
• Einsatz-, Ressourcen-, Abwesenheits-, Aufgaben- und Termindaten
• Dokumente und Korrespondenz
• Beschäftigten-, Benutzer-, Rollen- und Berechtigungsdaten
• Arbeits-, Wege-, Pausen- und Lohnartdaten sowie digitale Tagesberichte
• Geräte-, Maschinen-, Fahrzeug-, Material-, Pflanzen-, Lieferanten- und Lieferscheindaten
• Aufmaß-, CAD-, Planungs- und Geodaten
• Bonitätsinformationen
• Nutzungs-, Geräte-, Verbindungs-, Diagnose-, Support- und Protokolldaten
• punktuelle Standort-, Navigations- und Kartendaten bei aktivierter Standortfunktion
• Formular-, Bild-, Text-, Sprach-, Unterschrifts-, Wetter- und sonstige Mediendaten
• Schnittstellen-, Export-, Synchronisations-, Barcode-, Scan- und Push-Ereignisdaten

6. Quellen bei Dritterhebung nach Art. 14 DS-GVO

Soweit wir als Verantwortlicher personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erheben, erhalten wir diese insbesondere von Kunden und Arbeitgebern, Fachhandelspartnern, Vertriebs- und Integrationspartnern, sonstigen Geschäftspartnern, Wirtschaftsauskunfteien, gegebenenfalls von verbundenen Unternehmen sowie – soweit einschlägig – aus öffentlich zugänglichen Unternehmens- und Berufsregistern. Von Kunden oder Arbeitgebern können insbesondere Kontakt-, Benutzer-, Beschäftigten-, Projekt-, Arbeitszeit-, Tagesbericht-, Standort-, Unterschrifts- und Mediendaten stammen; dies gilt jedoch nur, soweit KS21 diese Daten für eigene Zwecke verarbeitet. Erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Weisung des Kunden, ist der jeweilige Kunde für die Information der betroffenen Personen verantwortlich. Informationen nach Art. 14 DS-GVO erteilen wir innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens innerhalb eines Monats nach Erhalt der Daten, bei einer früheren Kontaktaufnahme spätestens mit der ersten Kommunikation und bei einer früheren Offenlegung spätestens zum Zeitpunkt der ersten Offenlegung.

7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Bei der KS21 Software & Beratung GmbH erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung benötigen. Erhalten beauftragte externe Dienstleister personenbezogene Daten, treffen wir die erforderlichen technischen, organisatorischen und vertraglichen Maßnahmen, damit die Verarbeitung im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt und die Rechte der betroffenen Personen geschützt werden.

Personenbezogene Daten erhalten abhängig vom jeweiligen Zweck insbesondere folgende Empfänger oder Empfängerkategorien:
• beauftragte Hosting-, Cloud-, Rechenzentrums-, IT-, Sicherheits-, Support- und Fernwartungsdienstleister,
• Anbieter für App-Bereitstellung, Push-Nachrichten, Karten und Navigation, Speech-to-Text sowie Fehler- und Diagnosedienste, soweit die jeweilige Funktion aktiviert und erforderlich ist,
• vom Kunden aktivierte Schnittstellen- und Integrationspartner, abhängig von der Konfiguration insbesondere DATEV, ELO, OFFPAPER, Vectorworks oder GeoMax,
• verbundene Unternehmen, soweit sie konzerninterne IT-, Verwaltungs- oder Supportleistungen erbringen,
• Zahlungsdienstleister und Kreditinstitute, Post- und Paketdienste, Inkassounternehmen sowie Rechts- und Steuerberatung,
• Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Pflicht oder Befugnis besteht.
Auftragsverarbeiter erhalten Daten ausschließlich im Rahmen unserer Weisungen und auf Grundlage der erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen. Die tatsächlich eingesetzten Empfänger und Unterauftragsverarbeiter sind anhand der jeweils aktuellen Dienstleister- und Unterauftragsverarbeiterliste zu konkretisieren.

Für Daten eigener Beschäftigter kommen ergänzend – soweit im Einzelfall erforderlich – insbesondere folgende Empfänger in Betracht:

• Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden
  • Berufsgenossenschaft
  • zuständige Kammern
  • Kooperationspartner in der Ausbildung
  • arbeitsmedizinischer Dienst
  • Weiterbildungs- und Fortbildungseinrichtungen

8. Absicht zur Übermittlung an ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, soweit dies für die jeweilige Verarbeitung tatsächlich vorgesehen ist. Besteht für das jeweilige Drittland oder den konkreten Empfänger ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, stützen wir die Übermittlung auf Art. 45 DS-GVO. Dies gilt bei Empfängern in den USA nur, soweit diese für die betreffende Datenart wirksam nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind. Andernfalls verwenden wir insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 Buchst. c DS-GVO und treffen, soweit erforderlich, ergänzende Schutzmaßnahmen. Eine Kopie der maßgeblichen Garantien oder weitere Informationen hierzu können über datenschutz@ks21.de angefordert werden.

9. Dauer der Speicherung bzw. Kriterien für die Festlegung der Dauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Dabei gelten insbesondere folgende Fristen bzw. Kriterien:
• Vertrags-, Stamm-, Lizenz- und Kontodaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses und anschließend grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen zivilrechtlichen Verjährungsfrist von drei Jahren, beginnend mit dem Schluss des maßgeblichen Jahres; längere Fristen können bei offenen oder absehbaren Rechtsansprüchen gelten,
• Rechnungs-, Zahlungs-, Buchungs- und Belegdaten: soweit einschlägig acht Jahre für Buchungsbelege, zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Abschlüsse sowie sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, jeweils beginnend mit dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahrs,
• Werbedaten: bis zum Widerruf einer Einwilligung oder bis zum Widerspruch gegen Direktwerbung; erforderliche Sperrnachweise können darüber hinaus gespeichert werden.

10. Rechte der betroffenen Personen

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen bestehen insbesondere folgende Rechte:
• Recht auf Auskunft, Art. 15 DS-GVO
• Recht auf Berichtigung, Art. 16 DS-GVO
• Recht auf Löschung, Art. 17 DS-GVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DS-GVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DS-GVO

Besonderer Hinweis zum Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, die auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DS-GVO beruht. Wir verarbeiten die betroffenen Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden personenbezogene Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen. Dies gilt auch für ein damit zusammenhängendes Profiling. Nach Ihrem Widerspruch werden die Daten nicht mehr für Direktwerbung verarbeitet.
Den Widerspruch können Sie insbesondere per E-Mail an datenschutz@ks21.de oder postalisch an die unter Ziffer 1 genannte Anschrift richten.

11. Widerrufsrecht bei Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgt ist, nicht berührt. Der Widerruf kann insbesondere postalisch an die unter Ziffer 1 genannte Anschrift, per E-Mail an datenschutz@ks21.de oder – soweit die Einwilligung über eine App oder eine Einstellung erteilt wurde – über den dort bereitgestellten Weg erklärt werden. Der Widerruf ist ebenso einfach möglich wie die Erteilung der Einwilligung.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die Kontaktdaten der für die KS21 Software & Beratung GmbH zuständigen Aufsichtsbehörde finden Sie unter Ziffer 3.

13. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Wir weisen bei der jeweiligen Erhebung darauf hin, welche Angaben gesetzlich oder vertraglich erforderlich und welche Angaben freiwillig sind. Ohne erforderliche Vertrags- und Kontaktdaten kann ein Vertrag gegebenenfalls nicht angebahnt oder durchgeführt werden. Ohne gesetzlich erforderliche Angaben können die hiermit verbundenen Leistungen oder Pflichten gegebenenfalls nicht erfüllt werden. Bei optionalen App-Berechtigungen, etwa für Kamera, Mikrofon, Standort oder Benachrichtigungen, führt die Nichtbereitstellung grundsätzlich nur dazu, dass die jeweils betroffene Funktion nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden kann. Ohne Standortfreigabe stehen insbesondere standortabhängige Karten-, Navigations- oder Erfassungsfunktionen nicht zur Verfügung; andere Funktionen bleiben unberührt, soweit sie den Standort nicht benötigen.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhende Entscheidung, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet durch die KS21 Software & Beratung GmbH nicht statt. In den KS21-Anwendungen bereitgestellte Berichte, Statistiken, Auswertungen oder auf früherem Nutzungsverhalten beruhende Eingabevorschläge stellen für sich genommen keine solche Entscheidung von KS21 über die hiervon betroffenen Personen dar. Soweit ein Kunde Auswertungen für eigene Personal- oder Leistungsentscheidungen verwendet, liegt die datenschutzrechtliche Bewertung dieser Nutzung in seiner Verantwortung. Sollte KS21 künftig Profiling oder automatisierte Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DS-GVO für eigene Zwecke einsetzen, werden die betroffenen Personen vorab gesondert über die verwendete Logik, die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen informiert.

Stand: August 2026