Otto-von-Guericke Str. 8, 53757 Sankt Augustin
Stand Feb. 2023 – Version 1.01
1 Anwendungsbereich
Die nachstehenden Besonderen Geschäftsbedingungen („Pflege-BGB“) der KS21 Software & Beratung GmbH (nachfolgend „KS21“) gelten für alle Verträge von KS21 mit dem Kunden über die Pflege der im Softwareüberlassungsvertrag überlassenen KS21 Standardsoftware im vertraglich vereinbarten Umfang.
2 Leistungsumfang der Pflege
2.1 Soweit nicht abweichend vereinbart, erbringt KS21 folgende Leistungen als Pflegeleistungen gemäß näherer Beschreibung in den weiteren Teilen dieser Pflege-BGB:
- Programm-Updates
- Preisreduzierte Service-Dienstleistungen
- Telefonsupport
- Anwendungssupport
- Technischer Support
- Fernwartung
- Ticketsystem
2.2 Die von KS21 geschuldeten Leistungen werden vorbehaltlich einer abweichenden Vereinbarung nach dem im jeweiligen Zeitpunkt der Erbringung geltenden erprobten (d.h. in der Praxis eingeführten) Stand der Technik erbracht.
2.3 Der Pflege unterliegt ausschließlich die im Angebot bezeichnete KS21 Standardsoftware mit dem jeweils aktuellen, von KS21 bereitgestellten Programmstand. Vorangehende Programmstände werden nicht weiter gepflegt. Andere Computerprogramme, Software oder Datenbanken, insbesondere Software von anderen Herstellern als KS21 oder beim Kunden bereits betriebene/bestehende Software sind nicht in die Pflege einbezogen. Neue Produktgenerationen, d.h. ein neuer Programmstand der KS21 Standardsoftware zur vollständigen Ablösung eines alten Programmstands, etwa gekennzeichnet durch eine neue Versionsbezeichnung, werden nicht ohne gesonderte ausdrückliche Vereinbarung Gegenstand des Pflegevertrages. Interoperabilität der KS21 Standardsoftware mit Hardware und Software des Kunden oder eines Dritten ist nicht geschuldet.
2.4 Die Leistungen werden von KS21 dem Kunden gegenüber mit der Maßgabe geschuldet, dass
- der Kunde den zur Erbringung der Leistungen jeweils notwendigen Mitwirkungspflichten nachgekommen ist bzw. die hierzu geschuldeten Beistellungen erbracht hat;
- die KS21 Standardsoftware vom Kunden in einer Systemumgebung eingesetzt wird, die den Systemvoraussetzungen für die Software entspricht.
3 Servicezeit
Servicezeit bezeichnet den Zeitraum, innerhalb dessen KS21 die Pflege durchführt bzw. Leistungen erbringt und die Möglichkeit zum Download besteht. Die Servicezeit ergibt sich aus dem Webauftritt von KS21 und/oder der anwendbaren Leistungsbeschreibung. Ist dort nicht angegeben, bestimmt KS21 die Servicezeit im Einzelfall nach billigem Ermessen.
4 Programm-Updates
4.1 Programm-Update oder Update bezeichnet eine von KS21 veranlasste, funktionelle Erweiterung und/oder technische Weiterentwicklung der KS21 Standardsoftware innerhalb derselben Produktgeneration.
4.2 Der Kunde hat für die der Pflege unterliegende KS21 Standardsoftware Anspruch auf die Zurverfügungstellung von Programm-Updates, sobald KS21 solche Updates allgemein zur Nutzung freigibt. Die technische Art und Weise der Zurverfügungstellung bestimmt KS21 nach billigem Ermessen (§ 315 BGB). Die Zurverfügungstellung von Updates ist mit der Zahlung des Pflegeentgelts abgegolten.
4.3 Die Installation neuer Programmstände nimmt der Kunde selbst vor.
KS21 unterstützt den Kunden auf Wunsch gegen gesonderte Zahlung des entstehenden Aufwands bei der Installation sowie bei den im Zuge der Installation etwa vorzunehmenden Tätigkeiten.
4.4 Der Kunde ist verpflichtet, das jeweils letzte angebotene neue Update zu übernehmen, sofern dies für ihn nicht unzumutbar ist. Übernimmt der Kunde das neue Update nicht, ist der bei KS21 aus der Pflege eines solchermaßen veralteten Updates entstehende zusätzliche Aufwand gesondert zu vergüten. Für die Bereitstellung der für neue Programmstände notwendigen Systemumgebung ist der Kunde selbst verantwortlich.
4.5 Unter einem Pflegevertrag gelieferte Updates werden nach ihrer Auslieferung Teil der KS21 Standardsoftware. Treffen die Parteien keine gesonderte Vereinbarung, ändern sich die Bedingungen für die Pflege nicht.
4.6 Sofern KS21 im Rahmen der Pflege zu einer Anpassung der Software an sich ändernde zwingende rechtliche Rahmenbedingungen (Gesetze und Rechtsverordnungen) mit Wirkung für das Bundesrecht der Bundesrepublik Deutschland bzw. der im Bundesgebiet einheitlich geltenden zwingenden Rechtsvorschriften verpflichtet ist, erfolgt dies durch Bereitstellung neuer Programmstände zum Download. Die Bereitstellung erfolgt jeweils innerhalb einer angemessenen Übergangsfrist; ob dies stets der im Gesetz- oder Verordnungsverfahren vorgegebenen Umsetzungsfrist entspricht, hängt von dem erforderlichen Umfang an Änderungen ab und von der Kurzfristigkeit, mit der der Gesetz- und Verordnungsgeber die neuen bzw. geänderten Normen erlässt.
5 Telefon-, Anwendungs- und technischer Support
KS21 stellt während der Servicezeit die Möglichkeit zur Inanspruchnahme einer telefonischen Kurzberatung für Anwendungs- und technischen Support zur Verfügung. Dieser Service erfasst die Aufnahme und Bearbeitung der Anfrage. Der Support ist unter der im Angebot sowie auf der Webseite von KS21 angegebenen Telefonnummer erreichbar (Support-Hotline). Ziel dieses telefonischen Supports ist es, den Kunden in die Lage zu versetzen, einzelne Anwendungsfälle sachgerecht durchführen zu können sowie Probleme selbst zu beheben oder zu umgehen. Eine Problemlösung ist jedoch nicht geschuldet, ebenso wenig eine allgemeine Einweisung oder Schulung in der Anwendung der KS21 Standardsoftware. Die Beratung kann daher nur von entsprechend qualifizierten und im Umgang mit der KS21 Standardsoftware und der entsprechenden Systemumgebung erfahrenen Mitarbeitern des Kunden in Anspruch genommen werden.
6 Dokumentation zu Programm-Updates
6.1 Im Zusammenhang mit der Lieferung eines Programmstandes auf Grundlage des Pflegevertrages oder, soweit sich im Zuge der Bearbeitung einer Störung Funktionalitäten an der KS21 Standardsoftware ändern, wird der Kunde eine entsprechende Ergänzung/Aktualisierung der bestehenden Benutzerdokumentation der KS21 Standardsoftware erhalten, sofern sich im Verhältnis zur jeweils vorher geltenden Benutzerdokumentation mehr als nur unwesentliche Änderungen/Ergänzungen ergeben haben.
6.2 Die Art und Weise sowie die Form und Zeitpunkt der Ergänzung/Aktualisierung erfolgt nach Wahl von KS21.
7 Nutzungsrechte an Programm-Updates
7.1 Die Nutzungsrechte des Kunden an einem im Rahmen des Pflegevertrages überlassenen Programmstand entsprechen den Nutzungsrechten an dem Programmstand der Software gemäß dem Softwareüberlassungsvertrag.
7.2 Sofern und soweit ein Softwareüberlassungsvertrag nicht oder nicht mehr besteht, erhält der Kunde an gelieferten Computerprogrammen und an anderem gelieferten Material einfache (nicht ausschließliche), zeitlich unbegrenzte, räumlich unbeschränkte, übertragbare Nutzungsrechte zum Einsatz der Computerprogramme und des Materials für eigene, interne Zwecke. Eine Nutzung für oder durch Dritte vor Übertragung auf diese ist nicht gestattet. Weitere Nutzungsrechte hat der Kunde nicht, insbesondere nicht das Recht zur Bearbeitung, zur Verbreitung (Verkauf, Verleihen, Vermietung).
7.3 Der Kunde darf zur Sicherung die notwendigen Vollkopien des neuen Programmstandes erstellen. Der Kunde hat diese als Sicherungskopie zu kennzeichnen und mit dem Urheberrechtsvermerk des Originaldatenträgers zu versehen. Darüber hinaus ist der Kunde nicht berechtigt, die Software zu kopieren.
8 Preisreduzierte Service-Dienstleistungen
Der Kunde kann nach Wahl von KS21 einen Rabatt auf verschiedene Service-Dienstleistungen von KS21 erhalten. Die Service-Dienstleistungen selbst sind nicht Teil der Pflege unter diesen Pflege-ABG, sondern gesondert zu beauftragen und zu vergüten. Den auf die Vergütung der Service-Dienstleistung anwendbaren Rabatt bestimmt KS21 nach billigem Ermessen.
9 Fernwartung
9.1 KS21 erbringt während der Laufzeit des Pflegevertrags Fernwartungsleistungen, d.h. Analyse und Bearbeitung von Störungen, die nach dem Beginn der Laufzeit des Pflegevertrages erstmals oder erneut auftreten, d.h. Auswirkungen zeigen, und von dem Kunden an KS21 gemeldet werden. Nicht dem Störungsmanagement unterfallen Störungen, die bei Beginn der Laufzeit des Pflegevertrages bereits aufgetreten sind; hiervon ausgenommen sind Mängel gemäß dem Mängelbegriff des Softwareüberlassungsvertrags, sofern im Zeitpunkt des Zustandekommens des Pflegevertrages die Mangelhaftungsfrist des Softwareüberlassungsvertrags noch nicht abgelaufen ist.
9.2 Der Kunde meldet eine Störung vorrangig über das Ticketsystem von KS21, ansonsten per E-Mail oder Telefon an die auf dem Webauftritt und/oder in der Leistungsbeschreibung von KS21 für Supportanfragen angegebene E-Mailadresse bzw. Support-Hotline.
9.3 Jede Störungsmeldung muss eine möglichst qualifizierte Beschreibung der Störung enthalten, die es einem fachkundigen Beschäftigten von KS21, möglichst ohne Rücksprache mit dem Kunden, ermöglicht, die Beschreibung des geschilderten Problems vollständig nachzuvollziehen; hierbei hat der Kunde alle ihm zur Verfügung stehenden Informationen über das Problem sowie seine Auswirkungen und mögliche Ursachen, einschließlich der Systemumgebung, in der die gestörte KS21 Standardsoftware zum Zeitpunkt des Auftretens der Störung betrieben wird, zu übermitteln.
9.4 Eine Störung, die im Rahmen der Pflege zu behandeln ist, liegt insbesondere dann nicht vor, wenn
(1) das Problem durch unsachgemäße Behandlung der Software durch den Kunden oder durch Dritte hervorgerufen wurde,
(2) ein Problem geltend gemacht oder eine Funktionalität beansprucht wird, das/die außerhalb des vereinbarten Funktionsumfangs der KS21 Standardsoftware liegt,
(3) die Ursache eines Problems nicht in der KS21 Standardsoftware liegt, sondern durch sonstige Ursachen hervorgerufen wird, die nicht in der Software liegen.
KS21 ist zur Bearbeitung von den zuvor aufgeführten Störungen nicht verpflichtet.
9.5 Der Aufwand, insbesondere für Analyse und Bearbeitung eines gemeldeten Problems, der aufseiten KS21 dadurch entsteht, dass der Kunde ein Problem meldet, das gem. den Pflege-BGB nicht als Störung zu bearbeiten ist, ist vom Kunden gemäß der Preisliste von KS21 im tatsächlich angefallenen Umfang zu vergüten.
9.6 Eine Behebung von Störungen im Sinne eines Erfolges wird von KS21 nicht geschuldet. Eine Verpflichtung von KS21, eine im Rahmen des Störungsmanagements zu bearbeitende Störung innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu bearbeiten oder zu beheben, besteht nicht.
9.7 Die Art und Weise der Maßnahmen zur Störungsbearbeitung stehen im billigen Ermessen von KS21. KS21 ist insbesondere berechtigt, eine Umgehungslösung einzusetzen. Bietet KS21 dem Kunden zur Bearbeitung einer Störung einen neuen Programmstand zum Download an, so hat der Kunde diesen in den Betrieb zu übernehmen, sofern die Übernahme für ihn nicht unzumutbar ist, und, soweit hierzu Installationsanweisungen bereitgestellt wurden, gemäß den Installationsanweisungen von KS21 zu installieren. Die Bearbeitung einer Störung kann darüber hinaus auch in der Form von Handlungsanweisungen gegenüber dem Kunden erfolgen. Der Kunde hat derartige Handlungsanweisungen zu befolgen, sofern die Befolgung für ihn nicht unzumutbar ist.
9.8 Die Maßnahmen zur Störungsbeseitigung erfolgen im Wege der Fernwartung. Hierbei bedient sich KS21 Drittanbietern für den Fernzugriff. Arbeiten am Einsatzort der Software sind im Rahmen der Pflege nicht geschuldet.
10 Mitwirkungen und Beistellungen des Kunden
10.1 Der Kunde wird alle ihm zumutbaren, für die Erbringung der von KS21 geschuldeten Leistungen notwendigen Mitwirkungspflichten und Beistellungen auf seine Kosten erbringen.
10.2 Der Kunde ist insbesondere verpflichtet,
(1) vor Inanspruchnahme der Leistungen unter dem Pflegevertrag zu prüfen, ob bereits eine Lösung für das von ihm vorgefundene Problem in dem ihm zugänglichen Informationsmaterial oder auf der Webseite von KS21 vorhanden ist;
(2) einen von KS21 erhaltenen Programmstand nach näheren Installationshinweisen von KS21 zu installieren, sofern nicht die Leistung der Installation durch KS21 gesondert vereinbart wurde;
(3) KS21 zu Zwecken der Erfüllung ihrer Verpflichtungen aus dem Pflegevertrag jederzeit einen notwendigen Zugang zur bzw. Zugriff auf die KS21 Standardsoftware zu gestatten, insbesondere durch Installation, Nutzung bzw. Duldung von Drittanbietertools in Abstimmung mit KS21 für die Fernwartung.
10.3 Leistet der Kunde eine erforderliche Mitwirkung nicht, nicht rechtzeitig oder nicht in der vereinbarten Weise, so sind die hieraus entstehenden Aufwendungen und Schäden vom Kunden zu tragen. Weiter gehende Ansprüche bleiben vorbehalten.
11 Vergütung, Abrechnung, Verzug
11.1 Die Vergütung ergibt sich aus dem Angebot.
11.2 Das Pflegeentgelt wird zu Beginn eines Vertragsjahres für das gesamte Vertragsjahr in Rechnung gestellt. Sofern die Parteien abweichend hiervon im Angebot eine monatliche Zahlung (i.d.R. nur bei Nutzung eines SEPA-Lastschriftmandats) vereinbaren, stellt KS21 dem Kunden die Leistung ebenfalls im Voraus als Jahresrechnung, aus der sich die monatlichen Fälligkeitstermine ergeben, in Rechnung. Monatliche Rechnungen erfolgen nicht. Kommt der Kunde mit der Zahlung einer monatlichen Rate entsprechend der in der Jahresrechnung angegebenen Fälligkeitstermine in Verzug oder erfolgt eine Rücklastschrift, wird der gesamte ausstehende Restbetrag unmittelbar zur Zahlung fällig.
11.3 Sämtliche Vergütung versteht sich zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
11.4 Eine Rechnung ist jeweils mit Zugang fällig und sofort nach Rechnungsdatum zu zahlen.
11.5 Mit Ablauf geltender Zahlungsfristen kommt der Kunde in Verzug. Sind keine Zahlungsfristen vereinbart, kommt der Kunde nach § 286 Abs. 3 S. 1 BGB in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung leistet. Die Geldforderung ist während des Verzugs zum jeweils geltenden gesetzlichen Verzugszinssatz zu verzinsen. KS21 behält sich die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens vor.
11.6 KS21 ist berechtigt, im Verzugsfall eine Verzugspauschale in Höhe von 40,00 € gemäß § 288 Abs. 5 BGB zu erheben.
11.7 Überweisungskosten, Diskontspesen sowie alle übrigen Einziehungskosten gehen zu Lasten des Kunden. Bei Bank- und Rücklastschriften hat der Kunde die anfallenden Rücklastschriftgebühren der Bank sowie eine Bearbeitungsgebühr für den bei KS21 entstehenden Aufwand in Höhe von 15,00 € zu zahlen.
11.8 Aufrechnungs- und Zurückbehaltungsrechte stehen dem Kunden gegenüber KS21 nur zu, soweit die Gegenforderung des Kunden rechtskräftig festgestellt, anerkannt oder unbestritten ist.
11.9 KS21 ist berechtigt, für die Pflegevergütung eine jährliche Anpassung vorzunehmen, mit der auf Veränderungen bei Personalkosten, Lizenzkosten sowie sonstiger Beschaffungskosten reagiert wird Eine jährliche Erhöhung erfolgt auf der Basis der Steigerung des harmonisierten Verbraucherpreisindex für Deutschland (VPI) zu finden unter:
Eine schriftliche Vorankündigung der jährlichen Anpassung der Pflegevergütung ist seitens der KS21 nicht notwendig. Die Information mit welchem Verbraucherpreisindex-Wert im Vergleich zum Vorjahr die Anpassung der Pflegevergütung vorgenommen wird, erhalten Sie zusammen mit der jährlichen Software-Pflegerechnung.
12 Vertragsbeginn, Laufzeit und Beendigung
12.1 Der Vertrag über die Pflege der KS21 Standardsoftware wird nach Beauftragung bzw. Annahme des entsprechenden Angebots durch den Kunden mit Übermittlung der Auftragsbestätigung durch KS21 oder Durchführung des Auftrags wirksam.
12.2 Die Laufzeit der Pflege beginnt mit Wirksamwerden des Pflegevertrages, sofern nicht im Angebot ein anderer Laufzeitbeginn bestimmt ist.
12.3 Soweit nicht anders vereinbart, hat ein Pflegevertrag eine Laufzeit von einem Vertragsjahr, beginnend ab dem im Angebot näher bezeichneten Datum. Mit Ablauf des Vertragsjahres verlängert sich der Pflegevertrag automatisch jeweils um ein weiteres Vertragsjahr, wenn er nicht von einer Partei mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Ende des jeweiligen Vertragsjahres gekündigt wird.
12.4 Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund aufseiten KS21 besteht, wenn der Kunde mit der Vergütungszahlung trotz einer angemessenen Nachfristsetzung durch KS21 in Höhe eines Betrages in Verzug ist, der 25% der vereinbarten pauschalierten Jahresgebühr übersteigt.
13 Schlussbestimmungen und Anwendbarkeit der AGB für Softwareüberlassung
Die im Rahmen der Softwareüberlassung vereinbarten „Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Softwareüberlassung“ gelten entsprechend für die Softwarepflege, soweit nicht in diesen Pflege-BGB abweichende oder ergänzende Regelungen getroffen wurden. Unmittelbar auf den Pflegevertrag anwendbar sind insbesondere Ziffer 2 (Begriffe), 11 (Bonitätsprüfung), 12 (Geheimhaltung, Nichtverwendung), 13 (Datenschutzbestimmungen), 15 (Haftung) 16 Mitteilungen unter dem Vertrag), 17 (Abtretung von Rechten) und 19 (Schlussbestimmungen).