Georg Kaspers

Einfache Bedienung spart Arbeitszeit

Georg Kaspers führt in Wuppertal ein erfolgreiches GaLaBau-Unternehmen, das er 1993 gründete und heute 20 Mitarbeiter hat. Seit Jahresbeginn 2014 ist er Kunde von KS21 und vor allem überzeugt von der Übersichtlichkeit seiner Branchensoftware GaLaOffice 360°.

Firmenprofil: Kaspers Garten- und Landschaftsbau

Herr Kaspers, warum arbeiten Sie mit der Branchensoftware von KS21?

Nach dem Auslaufen unserer Vorgängersoftware Gala3000 zum Jahresende 2013 waren wir auf der Suche nach einem Ersatz. Die zuerst eingesetzte Software sagte uns in der Anwendung nicht zu. Ich hörte mich bei Kollegen um und forschte im Internet, dann ließ ich mir GaLaOffice 360° hier im Betrieb vorführen. Es war die überzeugendste Vorstellung einer Software und so entschied ich mich für KS21.

Bei einem Softwarewechsel kommt der Einarbeitungsphase eine große Bedeutung zu. Wie hat Sie KS21 in der ersten Zeit unterstützt?

KS21 hat mich und meine Bürokräfte in drei Schulungen eingearbeitet und einen persönlichen Ansprechpartner im Unternehmen für die Einarbeitungsphase genannt. Ich bin kein Freund davon, riesige Betriebsanleitungen für Software-Produkte allein am heimischen Schreibtisch durchzulesen und mich dann einzuarbeiten. Deshalb war der beschrittene Weg mit den individuell für uns zugeschnittenen Schulungen genau der richtige für mich.

Wie lange hat die Einarbeitungsphase gedauert?

Die Einarbeitung ging überraschend schnell und heute, nach knapp einem Jahr, bin ich schon fast ein Software-Fuchs. Die anfänglichen Fragen, die von uns teilweise auch doppelt und dreifach gestellt wurden, wurden immer freundlich und zuverlässig beantwortet. Wenn die Mitarbeiter von KS21 nicht sofort Auskunft geben konnten, erfolgte ein Rückruf bereits nach kurzer Zeit. Software-Voreinstellungen und Formulare wurden zusammen mit den Experten von KS21 erstellt und über die ersten Wochen angepasst. Das ging schnell und gut. Unsere Angebote kommen heute von der Gestaltung her beim Kunden gut an und vermitteln einen sehr professionellen Eindruck.

Was bedeutet für Sie: Einfache Bedienung der Software?

Ich mag es sehr, die Steuerung meiner Branchensoftware mit der Tastatur auszuführen. Deshalb finde ich es überaus angenehm, die häufigsten Befehle, besonders in der Vorkalkulation, auch mit der Tastatur eingeben zu können. Zudem ist das Ein- und Auslesen von GAEB-Dateien mit GaLaOffice 360° sehr einfach. Bei der Software-Vorführung hier bei uns im Betrieb hatte ich noch Zweifel, ob es praktikabel ist, innerhalb des Programms leicht von „überall“ nach „überall“ wechseln zu können (Anmerkung der Redaktion: gemeint ist hier die Mehrfenster-/Multitasking-Funktion). Aber gerade diese Tatsache erweist sich als großer Vorteil. So kann ich beispielsweise bei einem Telefonat mal eben ein Leistungsverzeichnis aufrufen, ohne das gerade in Bearbeitung befindliche LV zuvor schließen zu müssen.

Georg Kaspers, Inhaber von GaLaBau Kaspers aus Wuppertal

Und auch beim Kalkulieren schätzen Sie Ihre neue Branchensoftware?

Ganz besonders leicht ist in GaLaOffice 360° die Vorkalkulation zu handhaben. Ich arbeite mit meinem Betrieb hauptsächlich im Ausschreibungsgeschäft und gebe deshalb oft 50 Angebote ab, um einen Auftrag zu erhalten. Da ist eine schnelle Kalkulation immens wichtig. Mit der Maus oder der Tastatur kann ich aus den Stammdaten mit einem Klick beispielsweise einen Kalkulations-Lohn oder Gerät auswählen und einsetzen. Ebenso kann ich schnell einen Artikel suchen und auswählen. Dabei gibt es keine Suchverzögerung, meist reichen die Anfangsbuchstaben aus, um rasch den gewünschten Artikel zu finden. Sehr übersichtlich ist zudem die Gliederung des Angebotes, es lassen sich Lose, Titel und Positionen jederzeit beliebig ändern, und das ohne aufwendige Strukturierungsarbeiten. Anfangs war ich erschrocken, weil ich glaubte, so könne man versehentlich großen Schaden anrichten. Aber das Gegenteil ist der Fall. Das strukturierte Arbeiten spart viel Zeit. Auch die Massenliste ist sehr übersichtlich und dabei einfach zu bedienen. Die geometrischen Körper, die im Programm zu jeder Formel angezeigt werden, sind als Gedankenstütze wunderbar. Rechnungsstellung, Abschläge und vor allem das Überschreiben einer, wieder mal dem Kunden nicht genehmen Rechnung, ist einfach zu bewerkstelligen.

Welche Vorteile haben Sie in Ihrem Unternehmen durch das Arbeiten mit GaLaOffice 360°?

Insbesondere in der Vorkalkulation und der Kalkulation sind wir im Betrieb deutlich schneller geworden. Das Aufmaß ist ebenso sehr gut zu handhaben. Durch den buchhalterischen Bereich der Software zahlen wir nun nicht mehr zu spät und auch nicht zu früh, wenn kein Skonto gegeben wird. Beim Rechnungseingang wird das Zahldatum vermerkt und man braucht sich „nur noch“ um die entsprechende Deckung zu kümmern. Die Übertragung zur Bank und zum Steuerberater funktioniert jetzt per Knopfdruck. Das spart wieder Zeit. Auf einen Blick habe ich nun auch den Umsatz und das Zahlverhalten des Kunden vor Augen. So kann ich beispielsweise am Telefon anhand der bisherigen Daten entscheiden, ob der gewünschte Nachlass zum Zahlungsverhalten des Kunden passt.

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