Viele Garten- und Landschaftsbauer fragen sich: Gelten die GoBD auch für mich? Die Antwort ist fast immer Ja – und das hat Konsequenzen! Denn die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, betreffen nahezu jeden Betrieb, der digitale Systeme einsetzt. Und das dürfte auch auf dich zutreffen.
GoBD im GaLaBau:
Was du als GaLaBauer jetzt wissen und beachten musst
Was sind die GoBD überhaupt?
Die GoBD wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und gelten seit dem 31. Dezember 2014. Sie lösen die früheren Regelwerke GoBS („Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“) und GDPdU („Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“) ab. Ziel der GoBD ist es, die Anforderungen an die elektronische Buchführung und Archivierung einheitlich zu regeln.
Die GoBD definieren eine ganze Reihe von Anforderungen an die digitale Buchführung und Archivierung, die wir im weiteren Artikel genauer beleuchten.
GoBD für GaLaBauer: Betrifft dich das?
Ganz klar: Ja! Wenn du in deinem GaLaBau-Betrieb digitale Systeme einsetzt – also zum Beispiel Software für Rechnungen, Zeiterfassung, Warenwirtschaft oder Lohnbuchhaltung – gelten die GoBD definitiv auch für dich.
Typische digitale Anwendungen im GaLaBau:
- Angebots- und Rechnungserstellung
- Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung
- Digitale Zeiterfassung der Mitarbeiter
- Materialwirtschaft und Warenwirtschaftssysteme
- Elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement
Sobald du z. B. Rechnungen per Software schreibst oder E-Mails mit Geschäftsbriefen empfängst, musst du sicherstellen, dass die entsprechenden Unterlagen GoBD-konform verarbeitet und archiviert werden.
Was musst du als GaLaBauer bei den GoBD beachten?
Die GoBD schreiben vor, dass alle steuerlich relevanten digitalen Daten bestimmten Anforderungen entsprechen müssen. Dabei musst du beachten, dass ALLE Anforderungen erfüllt sind – es reicht nicht aus, nur einzelne Punkte abzudecken.
Die GoBD-Grundsätze:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Alle Buchungen müssen so dokumentiert sein, dass ein sachverständiger Dritter sie jederzeit prüfen kann. - Vollständigkeit
Kein Beleg darf verloren gehen – alle Unterlagen müssen vollständig archiviert werden. - Richtigkeit
Die erfassten Daten müssen den tatsächlichen Geschäftsverlauf korrekt wiedergeben. - Zeitgerechte Erfassung
Buchungen und Aufzeichnungen müssen innerhalb gesetzlich definierter Fristen erfolgen. - Unveränderbarkeit
Einmal erfasste Daten dürfen nicht nachträglich manipuliert werden – Änderungen müssen dokumentiert sein. - Ordnung
Die Daten müssen strukturiert, logisch sortiert und jederzeit auffindbar sein.
GoBD im GaLaBau: Zusätzliche Pflichten
Neben den zuvor erwähnten Anforderungen musst du als Verantwortlicher weitere Maßnahmen ergreifen
- Datensicherheit gewährleisten
Du schützt deine digitalen Unterlagen durch geeignete Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffsrechte und regelmäßige Backups, um die Datensicherheit zu gewährleisten. - Internes Kontrollsystem einführen
Du richtest ein internes Kontrollsystem (IKS) ein, das Prozesse klar regelt und Verantwortlichkeiten für Erfassung, Ablage und Prüfung der Daten festlegt. - Maschinelle Auswertbarkeit ermöglichen
Du stellst sicher, dass alle elektronischen Belege und Aufzeichnungen in einem formatgerechten und standardisierten Verfahren maschinell auswertbar sind. - Zugriff für Finanzbehörden sicherstellen
Du musst dafür sorgen, dass Behörden im Prüfungsfall unkompliziert und sicher auf die erforderlichen digitalen Daten zugreifen können.
GoBD ignorieren – ein tragbares Risiko?
Nein – ganz im Gegenteil! Wer als GaLaBauer die GoBD ignoriert, riskiert bei einer Steuerprüfung hohe Nachzahlungen, Vollschätzungen oder sogar Strafzahlungen.
Viele Betriebe unterschätzen die Folgen einer nicht GoBD-konformen Arbeitsweise. Diese Haltung ist allerdings besonders gefährlich: Denn selbst kleinere Fehler – wie fehlende Archivierung von E-Mail-Rechnungen oder manipulierbare Excel-Tabellen – können die gesamte Buchführung infrage stellen. Dabei entstehen viele Verstöße nicht aus Absicht, sondern aus Unwissenheit oder durch den Einsatz ungeeigneter Software.
So kannst du als GaLaBauer GoBD-konform arbeiten
Wichtig: Du bist am Ende zwar für die Einhaltung allein verantwortlich, du kannst dich aber professionell in deinem Tagesgeschäft unterstützen lassen!
Steuerberater einbinden
Dein Steuerberater kennt die rechtlichen Anforderungen genau. Lass dich umfassend beraten und kläre, welche Prozesse in deinem Betrieb betroffen sind bzw. welche du einführen musst.
GoBD-konforme Software einsetzen
Wähle nur Softwarelösungen, die speziell für den GaLaBau entwickelt wurden und nachweislich GoBD-konform arbeiten.
Worauf du bei der
Software achten solltest
Software achten solltest
Fazit: GoBD im GaLaBau – Deine Verantwortung als Unternehmer
Die GoBD gelten auch für dich als GaLaBauer. Wenn du digitale Systeme nutzt – und das ist in der modernen Arbeitswelt nahezu unausweichlich – musst du die GoBD zwingend einhalten. Das betrifft nicht nur große Firmen, sondern auch kleine und mittlere GaLaBau-Betriebe.
Die gute Nachricht: Mit einem erfahrenen Steuerberater und einer passenden Büro- bz- GaLaBau-Software kannst du die Anforderungen ohne großen Mehraufwand umsetzen. So reduzierst du dein Risiko bei Steuerprüfungen erheblich und schaffst gleichzeitig Transparenz und Sicherheit in deinen digitalen Geschäftsprozessen.
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