Grewe und Heitmann

Mit dem Softwarewechsel nicht zu lange warten


Im Frühjahr 2017 wechselte das Garten- und Landschaftsbauunternehmen Grewe Heitmann Garten(t)räume aus Ladenburg zwischen Mannheim und Heidelberg von einem anderen Branchenprogramm zur Software GaLaOffice 360° von KS21. Roland Heitmann, einer der beiden Geschäftsführer, erläutert seine Gründe für den Wechsel und begründet, warum er jetzt die für ihn so wichtige Zukunftssicherheit hat.

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Herr Heitmann, welche Gründe sprachen in Ihrem Unternehmen für einen Softwarewechsel?

Wir haben bereits vor der Nutzung von GaLaOffice 360° mit einer Branchensoftware gearbeitet. Als relativ kleines Unternehmen waren wir noch zufrieden, aber mit unserem betrieblichen Wachstum wuchsen auch unsere Ansprüche an die Software. Das Programm konnte nicht mithalten. Viele Versprechen des Anbieters wurden nicht umgesetzt beziehungsweise immer weiter verschoben. Wir hatten nicht das Gefühl, gehört zu werden. Eher spürten wir einen Stillstand – und den kann sich ein GaLaBau-Unternehmen mit unserem Wachstum nicht leisten. Deshalb wurde es Zeit für uns, neue Wege zu gehen.

Wie haben Sie sich auf den Softwarewechsel vorbereitet?

Natürlich war mir klar, dass ein Branchensoftware-Wechsel einschneidend im Betriebsablauf ist und deshalb gut vorbereitet werden muss. Durch meine zurückliegende freiberufliche Vertriebstätigkeit für einen anderen Branchenprogramm-Anbieter war ich natürlich sehr fit im Thema. Ich wusste genau, was meine zukünftige Software leisten muss. Für eine Präsentation habe ich ausschließlich KS21 eingeladen. Bei der Vorführung durch zwei Anwendungsberater konnte ich in meinem Anforderungskatalog bei jedem Punkt einen Haken setzen. Ich war überzeugt. Und heute kann ich sagen, dass bei diesem Software-Haus Theorie und Praxis übereinstimmen.

Wie hat die Datenübernahme in das neue Programm GaLaOffice 360° geklappt?

Ich weiß, dass KS21 viele Daten aus anderen Branchenprogrammen übernehmen kann. Doch für uns kam das nicht in Frage. Wir haben den Softwarewechsel als Chance wahrgenommen, uns von altem Datenschrott zu befreien. Alle für uns relevanten und sorgfältig geprüften Daten haben wir neu eingegeben. Das ist sicherlich nicht für jeden GaLaBau-Betrieb die geeignete Methode, aber für uns war sie auf jeden Fall die richtige.

Und die Umstellung selbst, sind Sie mit dem Ablauf rückblickend zufrieden?

Die Umstellung auf GaLaOffice 360°, die im Mai 2017 stattfand, hat hervorragend geklappt. Die Mitarbeiter von KS21 waren immer im Zeitplan und haben uns mit sinnvollen Checklisten unterstützt, damit von unserem Betrieb alle wichtigen Unterlagen geliefert werden konnten und die notwendigen Schritte erfolgten. Heute macht uns das Arbeiten mit der neuen Software Spaß und bringt unserem Unternehmen messbare Vorteile. Die gesamte betriebliche Planung, Organisation, Verwaltung, Angebotserstellung, Kalkulation und Abrechnung bewältigen wir jetzt mit dem Programm.

Wo sehen Sie die Vorteile von GaLaOffice 360°?

GaLaOffice 360° bietet eine Nutzeroberfläche, die an vertraute Microsoft-Office-Produkte angelehnt ist. So konnten sich mein Geschäftspartner, meine Mitarbeiter und ich schnell Einarbeiten. Aktuell nutzen wir sechs Arbeitsplatzlizenzen der Branchensoftware. Ergänzend dazu sind die Programm-Bausteine Vorkalkulation, Nachkalkulation, GAEB-Schnittstelle sowie die Profiversion der digitalen Dokumenten-Ablage mit der Foto-Import-Funktion im Einsatz. Begeistert bin ich von der Ablagefunktion der Fotos. Dank unserer Software kann ich meine auf den Baustellen gemachten Aufnahmen mittels GPS-Daten den einzelnen Projekten zuordnen und dort ablegen. Das geht sehr schnell und spart mir somit jede Menge Zeit. Und auch die Android-App GaLaMobil-INFO schätze ich. Mit dieser mobilen Anwendung der Branchensoftware, die auf dem Smartphone oder wahlweise auf dem Tablet installiert ist, sind wir Geschäftsführer sowie zwei weitere Führungskräfte auch unterwegs auf dem aktuellen Stand unseres Unternehmens.

Haben Sie einen Tipp für Landschaftsgärtner, die ihre Branchensoftware wechseln wollen?

Berufskollegen, die mit ihrer Branchensoftware unzufrieden sind, sollten mit einem Wechsel nicht zu lange warten. Denn mit einem uneffektiven Programm zu arbeiten, kostet bares Geld. Und das jeden Tag. Gleichzeitig darf natürlich nichts überstürzt werden. Ich empfehle, dass jeder für sich persönlich genau definieren sollte, was die neue Branchensoftware können muss. Diese Liste muss dann den Angeboten der Softwarehäuser gegenüberstellt werden. Besonders wichtig finde ich, den Blick nicht nur auf den Ist-Zustand zu werfen. Denn eine moderne Software sollte sich gemeinsam mit dem eigenen Betrieb entwickeln können.

Adresse

Grewe Heitmann Garten(t)räume GmbH
Daimlerstraße 43
68526 Ladenburg

Tel.: 06203 953343

E-Mail: kontakt@grewe-heitmann.de
Web: www.grewe-heitmann.de

Firmeninhaber bzw. Betriebsleiter/Geschäftsführer:Timo Grewe undRoland Heitmann als Geschäftsführer
Firmengründung:2011
Gesellschaftsform:GmbH
Mitgliedschaften:Verband GaLaBau Baden-Württemberg
Umsatz (im vergangenen Jahr)keine Angabe
Anzahl der Mitarbeiter/innen auf der Baustelle:25
Anzahl der Kolonnen:5-7
Anzahl der Mitarbeiter/innen im Büro:5
Auftraggeberstruktur (in Prozenten):jährlich wechselnde Struktur mit privaten, gewerblichen und öffentlichen Auftraggebern
Vorwiegende Tätigkeitsfelder:80 Prozent Neubau, 20 Prozent Pflege
EDV-Lösungen (seit welchem Jahr im Einsatz):Branchensoftware GaLaOffice 360° von KS21 seit Mai 2017, davor Branchensoftware eines anderen Anbieters, ebenfalls seit Mai 2017 CAD-Software Vectorworks Landschaft
Herausragende Referenzobjekte:mehrere Bewegungs- und Begegnungsanlagen “Alla Hopp” der Dietmar Hopp Stiftung, hochwertige Privatgärten, anspruchsvolle Außenanlagen
Selbsteinordnung in den Wettbewerbs-Markt:hervorragende Marktposition durch überdurchschnittliche Fahrzeug-, Maschinen- und Geräteausstattung sowie detailgenaues Arbeiten
Aussichten für die Zukunft:Volle Auftragsbücher bieten sichere Weiterentwicklung. Herausfordernd bleibt die Suche nach neuen Mitarbeitern.
Ein Satz zu KS21:Die Zusammenarbeit mit KS21 klappt wunderbar, das Softwarehaus ist sehr kundenorientiert.

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