Wie war Ihre Ausgangssituation, bevor Sie sich zu dem Schritt in Richtung GaLaBau-Software entschlossen haben?

Bevor wir GaLaOffice 360° einsetzten haben wir mit Word und Excel gearbeitet. Wir haben bereits Ende der 90er einen Versuch mit einer anderen Software unternommen, konnten hier aber keinen Einstieg finden. Außerdem sind wir zu dieser Zeit auch noch gut mit den anderen Programmen ausgekommen.

Was brachte das Fass zum überlaufen?

In den letzten Jahren ist die Anzahl der Angebote gestiegen und die Anforderungen an die Rechnungen wurden immer höher.Der formelle Aufbau, wie fortlaufende Rechnungsnummern, das Ausweisen der Lohnkosten oder die Angabe der Verjährungsfrist, sind mit Word und Excel auf Dauer sehr umständlich und zeitraubend.

In welchem Bereich war der Bedarf der Software besonders groß?

Besonders dringend mussten wir unser Angebotswesen und die Abrechnung der Aufträge verbessern. Diese beiden zentralen Bereiche kosteten uns viel Zeit und Nerven.

Wie haben Sie sich denn zunächst ­informiert?

Durch Werbung und Berichte in Fachzeitschriften wie DEGA oder Neue Landschaft sind wir wieder auf das Thema aufmerksam geworden. Genauer haben wir uns dann erst einmal beim Verband informiert.

Es gibt ja unzählige Angebote. Haben Sie alle durchforstet oder haben Sie`s bei ein paar wenigen belassen?

Durch die Informationen des Verbands haben wir uns gleich für spezielle Branchensoftware für den GaLaBau entschieden. Zum Beispiel die Einbindung gezielter Zusatzprogramme oder die Möglichkeit im Angebot Pflanzlisten zu erstellen hat uns von Branchenprodukten überzeugt. Wir wollten ja etwas, was auf unseren Betrieb zugeschnitten ist. Daher haben wir dann nur wenige Angebote miteinander verglichen.

Wie haben Sie Ihre Auswahl für eine ­bestimmte Software bzw. Anbieter getroffen? Was war für Sie ausschlaggebend?

Die Auswahl haben wir zuerst von der persönlichen Beratung abhängig gemacht.  KS21 hat z. B. nicht einfach die Software vorgestellt, sondern erst einmal mit uns die bestehenden Abläufe im Betrieb geprüft und unseren tatsächlichen Bedarf ermittelt. Erst danach wurde uns ein Paket vorgestellt, bei dem gleich zu erkennen war, wie die Software die Abläufe verbessert und wodurch wir Zeit sparen. Außerdem wurde mit uns der Aufwand für die Erstinbetriebnahme und die Einarbeitung besprochen, so dass wir genau wussten, von welchem Zeiteinsatz wir sprechen. Und auch der Fahrplan für den Einstieg in die Branchensoftware wurde, entsprechend unserer betrieblichen Situation, festgelegt. Wichtig war uns halt der einfache Einstieg, der große Nutzen. Außerdem wollten wir mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, dass auf dem Markt renommiert ist, damit wir uns in einigen Jahren nicht schon wieder mit diesem Thema befassen müssen. Nachdem wir dann unsere Auswahl getroffen haben, haben wir uns noch über Erfahrungen im Kollegenkreis und im Fachverband informiert. Obwohl wir uns für diese Entscheidung viel Zeit gelassen haben (ca. 1 Jahr) und mehrmals weitere Informationen benötigten, hat uns KS21 nie zu etwas gedrängt, sondern immer freundlich unterstützt.

Ganz ehrlich: Wie kommen Sie jetzt mit der Technik zurecht?

Sehr gut! Obwohl wir ja aus den früheren Erfahrungen Vorbehalte hatten, hat der Umstieg auf GaLaOffice 360° erstaunlich problemlos funktioniert. Dies schreiben wir auch der sorgfältigen Einweisung zu. Direkt nach der Einweisung konnten wir bereits Angebote schreiben und auf Basis der Angebote Rechnungen erstellen.

Die Beantwortung unserer Anwenderfragen per Fernwartung möchten wir nicht mehr missen. Dadurch können wir direkt weiterarbeiten. Und Updates werden automatisch über das Internet durchgeführt.

Spüren Sie Erleichterungen, und wenn ja, welche?

Oh ja. Unsere tägliche Arbeit hat sich wesentlich vereinfacht. Die Zusammenarbeit mit meinem Mann, der die Angebote vorbereitet, und mir, ich erstelle und verwalte die Angebote, ist viel besser und einfacher geworden, die Angebote sind schneller beim Kunden und die gesamte Büroarbeit ist jetzt nicht mehr so stressig.

Mein Mann ist froh, dass er sich jetzt wieder auf das Wesentliche konzentrieren kann und nicht die ganze Zeit im Büro sein muss. Und auf das Baustellenkonto und die Rechnungsausgangsliste kann ich mich restlos verlassen, so dass das Nachhalten der Rechnungen viel einfacher ist.

Was würden Sie Kollegen raten, die sich noch nicht zu einer EDV durchringen konnten, aber es doch benötigen? Wie nimmt man Berührungsängste?

Für die Auswahl sollte man mit einem Anwendungsberater zusammenarbeiten, damit die Software auch zum Betrieb passt. Und dann fängt man am besten einfach mit der Software an zu arbeiten. Und für den Fall, dass Fragen auftauchen sollte ein guter und schneller Support, am besten mit Fernwartung zur Verfügung stehen.

Würden Sie Kollegen bei Fragen bezüglich EDV zur Verfügung stehen?

Wir sind ja »nur« Anwender und keine Spezialisten für EDV, daher können wir nur über unsere Erfahrungen sprechen. Für genaue Angaben ist es besser, wenn sich jeder an einen Fachmann wendet.